Электронный документооборот в перевозках стал обязательным: что изменилось с 1 сентября?
С 1 сентября 2026 года вступает в силу важное нововведение для всех участников логистической цепи. Законодатели окончательно перевели перевозочную документацию в цифровой формат. Теперь оформлять бумажные версии накладных и расписок можно будет только в исключительных случаях.
Какие документы теперь «цифровые»?
«С 1 сентября 2026 года электронный формат перевозочных документов стал не рекомендацией, а прямой обязанностью. Законодатель четко обозначил позицию: «цифра» — это стандарт, а бумага — исключение. Однако важно понимать: исключений стало больше, чем казалось изначально. Минтранс в своих приказах предусмотрел целый ряд «запасных выходов» — от военных перевозок и форс-мажора до отсутствия интернета или технической невозможности у контрагента. Это дает бизнесу некоторую гибкость, но полагаться на эти лазейки как на постоянную практику не стоит»
Новые правила касаются широкого спектра документов, сопровождающих грузы. В список попали:
· транспортные накладные (авто и ж/д);
· грузовые накладные;
· складские и экспедиторские расписки;
· иная документация, относящаяся к автомобильным и наземным перевозкам.
По умолчанию все эти бумаги теперь существуют только в электронном виде.
Когда можно оставить бумагу?
Бумажный документооборот остается, но лишь для ряда специфических ситуаций. Например, при каботажных рейсах или транспортировке грузов военного назначения. Также Минтранс конкретизировал перечни случаев:
Транспортная накладная, заказ и заявка на перевозку: военная перевозка, иностранные контрагенты, личные грузы физлиц, случаи технической невозможности и транспортировки драгоценных металлов;
Грузовая накладная на авиаперевозку: перевозки в зоне ЧС, технические сбои у перевозчика (нет интернета/ПО), отсутствие ЭП у отправителя, специальные категории грузов, а также случаи, когда страна-получатель не требует электронный формат.
Как перевозчикам подготовиться к работе в новой системе?
Налоговая служба уже выпустила рекомендации по переходу на электронный документооборот (ЭДО). Чтобы начать работать легально, компаниям необходимо выполнить три шага:
1. Получить квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП) для руководителя или ИП, либо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) на сотрудников.
2. Заключить договор с оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), который обеспечит передачу данных между всеми участниками процесса и в государственную информационную систему (ГИС ЭПД).
3. Настроить доступ к сервису для внутренних сотрудников и, при необходимости, подключить к системе водителей
